事業を行っていれば、必ずしなければいけないのが経理業務です。
経理の仕事は時間と手間がかかりますし、ある程度の経験がないと効率よくこなしていけません。
そんな経理業務をサポートしてくれるのがクラウド会計です。
クラウド会計を、個人事業主や法人企業が導入し始めています。
今更ほかの人に恥ずかしくて聞けないクラウド会計とは何かについて解説します。
知っておきたいクラウド会計のメリットやデメリットの情報、そして人気のあるクラウド会計システムを紹介していきます。
目次
クラウド会計とは何なのかを徹底解説
クラウド会計について知るためには、クラウドが何かを理解しなければなりません。
このクラウドとは、インターネット上にあるシステムのことです。
クラウド上にソフトやサーバーがあり、そこで業務をこなしたり情報を保存したり出来ます。
フリーメールやSNSの多くがクラウド上のソフトを使っていますし、サーバーに情報を保存しています。
クラウド会計は、このインターネット上のシステムを使って会計業務をこなしてくれます。
今まではパソコンにインストールする会計ソフトが主流でしたが、最近はクラウドを利用した会計システムが増えてきています。
クラウド会計システムの会社がすべての情報を管理してくれます。
サーバーのメンテナンスや、情報のセキュリティなどをユーザーに代わって管理してくれるサービスです。
クラウド会計のメリットが知りたい
クラウド会計には、どのようなメリットがありますか。
★最新のシステムが利用できる
★データの連係が簡単
★法改正にスピーディーに対応
★バックアップサービスが充実
それぞれのメリットについて説明していきます。
最新のシステムが利用できる
クラウドは従来のパソコンへインストールする会計ソフトと違って、いつでも最新のシステムを利用できます。
どんな端末からでもインターネットでシステムにアクセスするだけで、新しいシステムを利用していけます。
パソコンへインストールしていると、新しいバージョンを再度購入したりアップデート作業をしたりしなければいけませんでした。
すべてのパソコンやタブレットなどの端末をアップデートするのは大変です。
しかし、クラウド会計なら簡単にできます。
データの連係が簡単
クラウド会計は銀行口座の情報やクレジットカードの情報と簡単にデータの連係ができます。
口座の明細情報や、クレジットカードの使用履歴の情報を自動で取得し記録を付けてくれます。
これまでは銀行の通帳を確認する必要がありましたし、入出金の明細書をチェックしなければなりませんでした。
クレジットカードの利用履歴を会計ソフトへ入力する手間もありました。
クラウド会計なら、これらの業務を自動でしてくれます。
法改正にスピーディーに対応
税金の法律は定期的に変わります。
消費税の税率が変わったり、税法が改正されたりすることがあります。
法改正がある度に、新しい法律に対応したソフトを購入する必要はありません。
クラウド会計の会社が新しい法律に適応した更新をしてくれるので、ユーザーには何の負担もかかりません。
バックアップサービスが充実
クラウド上に保管されたデータは万全のセキュリティ体制で管理されます。
会社のサーバーに保管されていると、新しいウイルスの攻撃を受けて情報が流出する可能性があります。
外付けハードディスクやSSD、またUSBなどの情報を保管しても紛失してしまったら意味がありません。
クラウド会計なら紛失することや破損する心配が無いので安心です。
クラウド会計にデメリットってあるの?
クラウド会計にはコストが高いといったデメリットや、セキュリティがもろいと言ったネガティブなコメントがあります。
本当にこれらのデメリットがあるのでしょうか。
確かにクラウド会計を使うには費用がかかります。
しかし、最新の方に自動で適応してくれたり、新しいウイルス対策をしてくれたりすることを考えるとコスパが良いと言えます。
セキュリティ対策も、SSL暗号化通信や2段階認証を採用したりして万全です。
ユーザーのデータを複数のサーバーに分散して保管するので、一つのサーバーがある場所が被災してもデータが失われることがありません。
自分の会社にデータを保管しておくよりも安全です。
人気クラウド会計システムを紹介
これから人気クラウド会計システムを紹介していきます。
MFクラウド会計
MFクラウド会計は税理士に相談できる機能が特徴です。
経理の業務をしているときに気軽に税理士に相談できるのは助かる機能です。
勘定科目を自動で判別したり、仕訳を自動で登録したりもしてくれます。
メジャーなPOSレジとも連携しているため、使い勝手が良いです。
マネーフォワード クラウド会計
マネーフォワード クラウド会計は、明細データを取得する作業や仕分けの作業を自動でしてくれます。
税法改正があるときのアップデートを無料でしてくれますし、複数の端末で使用することも可能です。
サポート体制が整っているので、初めてクラウド会計システムを使う人でも安心して始められます。
マネーフォワード クラウド会計を導入するときには、担当者が出向いて使い方などを教えてくれます。
パソコンやITに詳しくなくても担当者が助けてくれるので、すぐに導入作業を終わらせられます。
今まで使っていた会計ソフトから簡単に乗り換えられる機能があります。
以前のソフトに保管されていた情報を、そのままマネーフォワード クラウド会計へ移すことが出来るのです。
業務に支障を出さずにスムーズにソフトを移行できます。
セキュリティ対策も万全です。
ユーザーのメールアドレスや、口座情報はすべて暗号化して管理しています。
ログインのためのIDやパスワードが不要なので管理がしやすいですし、誰かにパスワードが盗まれて情報が漏れてしまう心配がありません。
マネーフォワード クラウド会計は業界でも人気の高いシステムです。
freee
freeeは初心者が使いやすいクラウド会計システムです。
初心者が経理や決算の業務を効率よくこなしていけるように開発されています。
簿記の知識が無くても問題ありません。
専門用語を使っていないインターフェースなので、簿記を知らない人でも使いこなせます。
直感的に入力していける点や、勘定科目に意味の説明が付いている点が評価されています。
銀行口座に定期的に入出金の情報があるときには、事前のルール設定によって自動で記帳してくれます。
スマホのカメラを使って領収書を読み取る機能や、スマホアプリで請求書を発行できる機能も便利です。
使い方が分からないときには、コールセンターのオペレーターがサポートしてくれますよ。
やよいの青色申告オンライン
やよいの青色申告オンラインは確定申告がしやすいのが特徴です。
帳簿の作成も簡単に行っていけます。
スマートフォンを使って帳簿を付けていける機能が便利です。
大手のPOSレジとも連携して使えるので、日々の経理業務を簡素化することが出来ます。
クラウド会計を導入する方法とは?
クラウド会計を導入する方法を紹介します。
新規店舗のケース
これから新たに新規店舗を始めるケースでは、導入コストの安いクラウド会計を選ぶと良いでしょう。
POSレジのベンタ−にクラウド会計のサービスが含まれているかを確認することも出来ます。
とりあえず無料のお試し期間を設けているクラウド会計を使ってみるのも良いかもしれません。
会計ソフトを使っているケース
会計ソフトをすでに使っているなら、データ移行が簡単なクラウド会計を選んでください。
自分が使っていた会計ソフトに対応しているクラウド会計はどの種類か、リサーチすることを忘れないようにしましょう。
今使っている会計ソフトが1年ごとの契約なら、契約が満了するタイミングで乗り換えると良いですよ。
経理業務を外部委託しているケース
税理士などに経理業務を委託しているケースでは、クラウド会計に移行しにくいかもしれません。
今までの付き合いもあるので簡単には移行できないことでしょう。
そんなときには、会社の効率化を考えて新しいやり方を試してみたい、と伝えられるかもしれませんよ。
クラウド会計を導入する際の注意点
クラウド会計を導入するときの注意点は二つあります。
★特殊な会計処理には不向き
★安定したインターネット環境が必要
★誤入力に気をつける
クラウド会計は一般的な経理業務向きのサービスです。
特殊な会計処理が必要な業種には不向きなので気をつけてください。
自社の会計に対応できるかどうかは無料のお試しサービスを使って確認することが出来ます。
クラウド会計はインターネット上ですべての作業を処理します。
そのためインターネットが安定していないと仕事が出来ません。
セキュリティも高いのである程度速度が高くないと、データの暗号処理に時間がかかり仕事の効率が下がってしまいます。
クラウド会計は社内の誰でもアクセスできます。
そのため誤入力のリスクが高くなります。
正確な情報が記録されるようにするためにアクセスを制限したり、データの内容を定期的に確認する仕組み作りをしたりすることが必要です。
クラウド会計はインターネット上のシステムを使って経理業務を行ってくれるサービスです。
税法改正があったり消費税改正があったりしても、すぐに対応したシステムを使えるメリットがあります。
POSレジとの連携が簡単に取れるので情報管理が簡単です。
銀行口座の入出金の記録や、クレジットカード履歴を自動でクラウド会計へ入力していく機能もあります。
保管されている情報は暗号化されているのでセキュリティ体制も万全です。
いくつものサーバーに分散してデータを保存してくれる点も安心できるポイントです。
新規店舗の場合は簡単にクラウド会計を導入できますが、それ以外の場合は気をつける点があるので注意してください。
クラウド会計はコスパの良いサービスですから、導入を積極的に検討していきたいですね。
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