故障や不具合は突然やってきます。
POSレジが故障すると業務に少なからず何らかの影響が出ます。
いつも通りに使えなくてその一瞬困るだけならまだいいものの、取り返しのつかない事態になるのは絶対に避けたいところです。
この記事ではPOSレジの故障としてよく起こること、またそうならないための対策や日頃から気を付けておきたいことをまとめたので、ぜひ一度目を通してみてください。
目次
POSレジが故障した時にまずやること
POSレジが故障してしまったら、まずは慌てず冷静に以下のことを試してみてください。
慌ててしまうと二次被害が発生してしまったりいいことはありません。
よくよくみてみたら、故障ではなくちょっとしたすぐに復旧させられる不具合だった、なんてこともあります。
お客様対応
まずはお客様の対応を第一に考えましょう。
POSレジの不具合や故障に気づくのは、実際にPOSレジを使っているときがほとんどだと思います。
そしてそれはお客様のお会計をしているときが大半かと思います。
スタッフであるあなたが慌ててしまうと、お客様も必要以上に不安になってしまいます。
そうなると実損が特になく不具合を解決することができたとしても、のちのちお客様トラブルやクレームに繋がってしまうこともあるかもしれません。
まずはお客様には不便を謝罪し、冷静に対応しましょう。
ほかのスタッフに助けを求める
その次にすべきことは自分以外にもスタッフがいる場合、ほかのスタッフに助けを求めましょう。
どちらかがお客様対応をし、もう1人がPOSレジのどこに問題があるのか探すことができれば、同時進行できるので円滑に業務をこなせます。
コードの接続を確認する
実は周辺機器同士の接続がよくなかっただけということもあります。
接触不良だったときは、例えばPOSレジ本体とほかの端末との接触がよくなかった場合は、コードをしっかりとさしなおしてみてください。
接触不良はそれだけで解決することもあります。
再起動してみる
コードの接触も確認したけれど直らない、イマイチどこに原因があるかわからない、そんな場合は再起動させてみましょう。
ここで注意してほしいのですが、再起動させるときは必ずバックアップをとってからにしてください。
あくまで再起動は最終手段ではありますが、ここで解決することもよくあります。
それでもだめならサポートに連絡をする
最終手段の再起動をしても復旧しなかった場合、残念ながら私たちにできることはもうないので、サポートに連絡して指示を仰ぎましょう。
これ以上へたに色々とためしても、状況を悪化させることもありますので、むやみやたらにいじるのはやめましょう。
サポートに連絡する際は、
・できないこと（例：電源がはいらない）
・できること（例：ドロアはひらく）
・なにをしたらどうなったのか（例：水をかけてしまった）
など、状況を詳しく説明できるようにメモをとっておいてから連絡しましょう。
故障したPOSレジに対してお客様対応をする、復旧を試みる、そこまでやってもだめだった場合はサポートに連絡する。
そこまでやったら次はどうしたらいいでしょうか。
次はPOSレジをどうするか考えましょう。
使えなくなったPOSレジの代わりに使えるものを準備する
POSレジが複数ある場合
故障してしまったPOSレジ以外にも、複数POSレジがあるのであればほかのものを使いましょう。
故障したとはいえお金が入っているものですから、可能であれば故障したPOSレジはバックヤードなどに移動させるといいですね。
その際、スタッフ全員にPOSレジが故障してしまったことを周知します。
盗んでしまおうとういう者が現れないように、「POSレジの故障は全員知っていることである」と、監視の目はたくさんあるのだということを伝えます。
予備がない、1台だけの場合
故障してしまったPOSレジ以外にPOSレジがない場合は、店長やマネージャーなどの責任者の指示に従いましょう。
キャッシュドロアがひらけるようなら現金をとりだす、電卓を使って会計をするなどの指示が予想されます。
ドロアがひらけない場合は、小口現金をつかって対応するとよいでしょう。
POSレジの故障を乗り越えた経験談
POSレジが故障していないときは、いざとなったらこうしよう、ああしようと冷静に考えられるものですが、いきなり故障してしまうと備えていてもやはり慌てがちです。
実際にPOSレジが故障してしまうとどういったことが起こるのか、体験談をみてみましょう。
【古い旧型のPOSレジを使用していた場合（1台のみ、予備なし）】
・POSレジ1台しかなかったので、電卓で計算してお会計をしなければならなかった
・商品名／個数／金額／JANコード（わかれば）を1つ1つ記録するのが非常に手間
・古いPOSレジだったため替えのパーツを準備するのに3日間かかった
・POSレジが直ってからも3日間分の会計を手打ちするのが大変だった
古いPOSレジを使用している方はPOSレジを複数導入する、もしくは古いものを新しいものに替えることをおすすめします。
そうでなくても旧型のものより新型のもののほうが、機能が優れているので交換をおすすめします。
POSレジの故障に備えて普段から準備しておくこと
POSレジが故障してしまうと、いつも当たり前にできていたことができなくなってしまいます。
万が一故障してしまったときのために、普段から準備しておきましょう。
小口現金の準備・管理
POSレジが故障してドロアがひらかなくなってしまった場合に備えて、小口現金を用意しておきましょう。
POSレジが使えないということはクレジットカード決済もできないことになるので、その分も考慮して現金を用意しておくといいですね。
そして現金は防犯のため、金庫などにいれておくことをおすすめします。
POSレジのデータのバックアップをとっておく
POSレジが故障してしまっても修理して直るのならいいですが、残念ながら直らないということもあり得ます。
そうなったときにレジ内のデータが取り出せなかったら当月のデータがなくなってしまう！なんてことのないように、普段からこまめにバックアップをとるようにしましょう。
POSレジ故障の際のマニュアルの作成・周知
POSレジが故障してしまった場合に、すべきことをリストにしてマニュアルをつくっておくといいでしょう。
その際サポートの担当者やその連絡先や、最低限サポート担当者に伝えるべき症状の把握、確認の仕方などを記載しておきましょう。
POSレジの故障に関してよくあるトラブル一例
ここでは具体的にどういったトラブルが起こりがちなのかみてみましょう。
起こりやすいトラブルがあらかじめわかっていれば、未然にトラブルを防ぐこともできます。
・電源がはいらない
・ドロアがひらかない
・画面になにも表示されない
・バーコードを読み取らない
・ボタンを押しても反応しない、反応が悪い
これらは、乱暴に扱っている→壊れた、経年劣化（寿命）などが原因と思われます。
特にドロアがひらかないことがあるのは、ドロアを強い力でしめたりするとスムーズに開閉できなくなります。
その他のトラブルは経年劣化で壊れしまった可能性が高いでしょう。
耐用年数やサポート期間などを確認してみましょう。
POSレジが故障したらどうしたらいいか、そのあと考えること
POSレジが故障したらサポートに連絡して修理してもらいましょうとお伝えしましたが、直す以外の選択肢がでてくる可能性もあります。
それはどんなときでしょうか？
故障したPOSレジは修理？or買い替え？
サポートに連絡したら「修理は有償」といわれるかもしれません。
かかる費用が少額なら修理したほうがいいかもしれませんが、古いPOSレジの場合は思い切って新しいものを買ってもいいかもしれませんね。
また修理費用が高額であった場合でも、バックアップをとっていなかったり、使用していたPOSレジがオーダーしたシステムで、既存のPOSレジでは代替えがきかない場合などは、修理したほうがいいこともあります。
故障しても使えないPOSレジはどうする？
故障したPOSレジが修理できない場合はどうしたらいいのでしょうか？
古いPOSレジだと部品が廃盤になっていて交換できなかったり、直すのが困難なほどのダメージ負っていることもあるかもしれません。
またPOSレジは永遠に使えるものではないので、どうしてもいつかは寿命がきてしまいます。
そうなった場合は必然的に新しいものを購入、いままで使っていた故障したものは処分となります。
故障したPOSレジの処分方法
故障したPOSレジは処分することになりますが、バックアップを確認したらデータを消しましょう。
顧客データなどは個人情報ですので間違ってもそのまま捨ててはいけません。
きちんとデータが削除できるか不安な場合は、専門の処分業者にお願いする方法もあります。
自身で処分する場合もPOSレジは一般ごみとして出すことはできないので、回収業者に依頼することになります。
そうであれば、データ削除の段階から専門の業者にお願いして、処分まで委託するのがスムーズに処理できるかもしれません。
POSレジの替え時、タイミング
一般的なPOSレジの購入サイクルは5～8年といわれているので、このタイミングで修理の必要がでてきたら新しいものを購入することをおすすめします。
また、POSレジ本体の不具合以外にも、周辺機器に不具合がでてきたり、サポートや保守の期間が切れるなど、周辺環境に不調にあわせて一新するのもありです。
新店舗の出店や売上強化のための戦略を練るために、より高性能なPOSレジに入れ替えする先行投資も、替え時だと思います。
まとめ
POSレジが故障してしまったら、慌てず冷静に対応しましょう。
そして店長や責任者の指示を確認し、適宜サポートに依頼するといいです。
修理できれば1番いいですが、修理ができない場合でも新しい高性能POSレジに替えられる！とポジティブに考えましょう。
この記事を読んでいただけたあなたは、日頃から不測の事態に備え、もしものときも落ち着いて行動できると思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました。