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電子ジャーナル機能のあるPOSレジでデータ管理を楽に！効果や手続き、おすすめPOSレジもご紹介
売上の記録として利用されるジャーナルですが、紙で出力・保管するのが一般的です。ジャーナルは、7年間保存しなくてはいけないという決まりがあり、保管場所の確保や照会を求められたときの検索が大変というデメリットがありました。そこで注目されているのが、ジャーナルを電子化した電子ジャーナルです。
本記事では、電子ジャーナル導入による効果や手続き、電子ジャーナル機能が搭載されているPOSレジをご紹介します。ジャーナル管理に困っている事業者は、ぜひ導入を検討してみましょう。
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電子ジャーナルとは
ジャーナルとレシートはどちらとも売上が記載されているので混同しやすいです。ジャーナルはレシートと違い、店舗だけで管理をするので、店名や住所、販促メッセージなどは記載されていません。売上に関わる情報のみを記載し、保存する役割があります。電子ジャーナルは、ジャーナルを電子化したもので、紙ではなくデータで売上を保存します。
電子ジャーナル化がもたらす効果
紙で保存していたジャーナルを電子化することで、どのような効果があるのでしょうか。保管場所・破棄・検索の3点で効果を説明していきます。
ジャーナルの保管場所が不要
ジャーナルひとつひとつは薄く小さな紙ですが、7年間保存しなければいけないので、かなりの量になります。ジャーナルを段ボールに詰めて保存し、1部屋が埋まっている店舗もあるでしょう。電子ジャーナルにすると、ジャーナルを保存する場所を確保する必要がありません。空いたスペースを他の用途に使ったり、保存作業を効率化したりする効果があります。
ジャーナルの破棄に手間がかからない
7年を経過したジャーナルは破棄することができますが、紙の場合破棄に手間がかかります。一方、電子ジャーナルはデータを削除するだけで良いので、簡単にジャーナルを破棄できます。
ジャーナルの検索が簡単
税務署からジャーナルの照会を求められることがあり、紙ジャーナルに比べて電子ジャーナルはデータの検索がしやすく簡単に抽出可能です。段ボールをひっくり返して探す必要がなく、照会にかかる時間も節約できます。ジャーナルの検索のしやすさは、データ分析にも役立つので、売上アップの戦略を立てるためにも活用したい機能です。
電子ジャーナル機能のあるおすすめPOSレジ
電子ジャーナル化するためには、電子ジャーナルに対応したPOSレジが必要です。電子ジャーナル機能のあるPOSレジをピックアップしたのでぜひ参考にしてみましょう。
【NECソリューションイノベータ】PC-POS MATE
PC-POS MATEは、POSレジ機器だけでなく、パソコンやタブレットにも対応しているので、パソコンPOSレジやタブレットPOSレジを導入したい店舗におすすめです。電子ジャーナル機能には、条件入力や文字列での検索ができ、ジャーナルの出力・活用がしやすくなっています。またレジ画面にはユニバーサルデザインを採用しているので、パート・アルバイトの多い店舗や新規開店の店舗にもおすすめのPOSレジです。
【NECプラットフォームズ】RegiGrow
NECプラットフォームズのRegiGrowは、小売店向けのPOSシステムです。売上登録や返品操作、領収書発行などの使いやすさを重視しているので、誰にでも扱いやすく、新規導入にも適しています。
電子ジャーナルは、店舗PCや本部サーバーに保存され、閲覧や出力もしやすいです。在庫管理や顧客管理などの店舗管理システム、マルチ決済も搭載されているので、電子ジャーナルが使えることと合わせて、多機能なPOSレジを導入したい事業者に合っています。
【Orange Tablet】EC-Orange POS
EC-Orange POSの電子ジャーナル機能は、時間や担当者、返品などの操作といった項目でジャーナルを検索できます。蓄積されたジャーナルはPDFでの出力ができるので、ミスの検証や売上の分析など活用がしやすいです。
主な機能として、部門ごとの売上集計機能は、商品カテゴリごとに売上が明確になるので、マーケティングに活かすことができます。タブレットPOSレジシステムであり、小規模店舗のジャーナル管理におすすめです。
【ビジコム】BCPOS
ビジコムのBCPOSは、電子ジャーナル機能が標準搭載されています。他にも商品管理や在庫管理、顧客管理、ポイント管理などの機能も豊富です。免税品販売機能もついているので、免税店のレジ業務・ジャーナル管理にも適しています。
【富士通株式会社】TeamStore/M
TeamStore/Mは、量販店向けの機能が充実したPOSレジシステムです。レジ担当者や管理者の負担軽減をコンセプトとし、使いやすいレジ画面や売上管理、ポイント管理、キャッシュレス決済機能などを搭載しています。電子ジャーナル機能によって、紙ジャーナルのコストや手間を省き、ジャーナル管理の時間・手間も軽減してくれます。
【InterPia】C＠FE POS
InterPiaのC@FE POSは、カフェ運営に特化したPOSレジです。電子ジャーナル機能では、チェックイン伝票や精算伝票などを記録し、担当者・伝票番号・レシート番号で検索できるので、必要なときにすばやくジャーナルを見つけられます。
また電子ジャーナルだけでなく、担当者の処理がわかるオペレーションログや割引レポート機能もあり、ミスの検証や不正防止にも効果的です。カフェに適した曜日や時間帯、会員料金など多様な料金の組み合わせができるので、ジャーナル管理に困っているカフェで導入してみましょう。
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電子ジャーナル導入には税務署への申請が必要
電子ジャーナルは、自由に導入することはできず、税務署への申請が必要です。申請は、電子ジャーナル化したい日の3ヵ月前までに行わなくてはいけないので、すぐ導入できない点に注意しましょう。申請書類や添付書類については、表でまとめましたので参考にしてみてください。
| 申請書 | 国税関係書類の電磁的記録等に保存等の承認申請書（国税庁HPからダウンロード） |
| 添付書類 | ・電子計算機処理に関するシステムの概要を記載した書類
・電子計算機処理に関する事務手続きの概要を記載した書類 ・申請書の記載事項を保管するために必要とされる書類 |
まとめ
ジャーナルを電子化することによって、保管場所の確保や破棄・検索の時間・手間がなくなるので、紙ジャーナルの保管に困っている事業者には導入をおすすめします。電子ジャーナルの導入には、税務署への3ヵ月前までの申請が必要なことには注意が必要です。電子ジャーナル機能のあるPOSレジも参考にして、店舗に電子ジャーナルを導入しましょう。