店舗にレジを導入する際に高性能なPOSレジの導入が検討される場合は少なくありません。通常のレジに比べ、多機能であるPOSレジを活用する店舗は増加しています。
しかし、POSレジを導入するうえで把握しておきたいのが、POSレジに関するメリット・デメリットです。
今回の記事では導入前に知りたいPOSレジのメリット、デメリットを紹介します。
目次
POSレジとは
「Point of Sale」の略称がPOSであり、POSシステムを搭載しているのがPOSレジです
POSシステムでは、さまざまなデータなどの記録・分析が可能です。
それだけでなく、物品の販売や在庫管理、従業員の勤怠管理なども行えます。
そのため、従来のレジでの現金の管理、商品販売時の会計処理の機能を持ちつつ、POSレジならではの機能を持ち合わせているのです。
例えば、バーコードリーダーで店員が商品のバーコードを読み取るのを目にする機会があります。
こういった会計方法は、POSレジを導入しているからこそできることなのです。
POSレジのメリット
POSレジには多くのメリットがあるため、業種業態を問わず利用され始めています。
POSレジのメリットについて解説します。
勤怠管理が行える
POSレジでは、従業員の勤怠管理を行うことができます。
従業員が打刻した勤怠状況はインターネット経由で参照できるため、店舗のオーナーの方でも実際に店舗に行かなくても勤怠状況の把握が可能です。
また、シフト管理も行えるため、店舗や時間帯ごとの人員配置を適切に行うことができます。
シフトのスケジュールと勤務実績を比べることができるなど勤務時間の把握や人件費の集計が簡単です。
不正や打ち間違いの防止
POSレジでは誰が、いつレジで会計を行っていたのか確認が可能であるため、従業員の不正防止にも有効です。
例えば、従業員がお金をレジから抜きとるなどした場合、従来のレジであれば気づかれないことがあったかもしれません。
POSレジではデータにより金額が記録されているため、不正を行った場合にはその不正が明るみになります。
また、事前に商品に関する情報を登録できるため、手動での入力作業を最小限に抑えることができるため、商品販売時の打ち間違いを防止できます。
打ち間違いや誤打などがあると顧客からのクレームに発展することがあり、そういったリスクの軽減にも繋がります。
会計上や在庫上の誤差が生まれやすい返品処理などに関しても、正確に処理を行うことができます。
データを記録できる
従来のレジでは、現金の管理やその場の会計を行えるもののそれ以外の機能はありませんでした。
それに対して、POSレジではさまざまなデータを記録に残すことができます。
例えば、商品売却時の値段や個数などのデータを記録できるので、データ収集や分析を行えます。
そのため、人気のある商品、人気のない商品などの販売傾向を掴むことが可能です。
販売傾向を把握することで、商品のラインナップの見直しができます。
例えば、売れにくい商品の数を減らし、人気のある商品の数を増やすことで、売上が増加する場合があります。
また、商品の在庫数を登録しておけば、商品を販売するごとに販売したという情報が送信されるため、商品数と在庫状況の把握が容易です。
そのため、商品発注時の過剰発注、過少発注を行うリスクを減らすことができます。
適正な数の商品発注を行うことは経費削減にもなります。
売上を把握できる
通常のレジであれば、複数店舗の出店を行うようになった場合、売上の管理が難しくなります。
そのため、営業が終了するまでは、店舗ごとの売上を把握することが困難でした。
それに対して、POSレジならば各店舗のPOSシステムと結び付けられるため、複数の店舗を経営していたとしても、それぞれの店舗の売上状況などを管理できます。
軽減税率に対応できる
POSレジの導入が進む背景にあるのが、2019年10月1日からの消費税増税に伴う、軽減税率制度の開始です。
現在消費税は、8％で固定となっているものの10月からは商品によって税率が8％と10％に分けられます。
そのため、会計業務を行う場合に税率が8%の商品と10％の商品が混在するため、会計業務の複雑化は避けられません。
手入力レジの場合は税率の違いなどを判断して会計を行う必要があり、これまで以上に慎重な会計作業が求められます。
POSレジであれば、商品ごとに適用される税率を登録できるため、会計時の操作を必要最小限に抑えることが可能です。
また、閉店後の売上金額の集計が簡単なので、従業員などの作業負担の軽減にも繋がります。
人件費を削減できる
POSレジの大きなメリットとして注目されているのが、人件費の削減です。
POSレジを導入することで、これまで手作業で行っていた計算などの作業が自動で行えるようになります。
そのため、従業員の作業工数を削減でき、ヒューマンエラーが減少するのです。
また、POSレジでは、バーコードを読み取るだけなので、従業員の作業効率が高まります。
そのため、店舗を運営するための人員の削減が可能となり、人件費を削減することができるわけです。
POSレジのデメリット
POSレジにはメリットが多いものの環境次第では、効に活用できないできません。
POSレジの導入を検討するうえで、デメリットを理解することが大切です。
初期費用が高い
POSレジを導入する際の大きなデメリットが初期費用です。
種類により価格は違うものの、導入にはそれなりの経費がかかります。
そのため、小規模の店舗などでは人件費よりも購入費用が高くなることも考えられます。
導入による勤怠管理、商品管理、見込める売上などのメリットを考慮して導入について検討しましょう。
ネットワーク環境が必要
従来のレジでは、ネットワークへの接続がなくても問題なく使用できます。
それに対して、POSレジでは各種データの収集・管理を行うため、ネットワーク環境を整える必要があります。
ネットワーク環境が整えられていない場合、POSレジの強みであるデータ活用ができないだけでなく、会計業務にも支障が出ます。
そのため、導入を検討する場合には、ネットワーク環境の整備についても考慮する必要があります。
POSレジには、ネットワーク環境を整える必要がないものもあるので、導入時はそういった点も考慮しましょう。
目的に合わせた機能の見極めが必要
POSレジは、提供メーカーによって機能が異なっています。
必要な機能に関しては、それぞれの業種などにより変わってきます。
そのため、機能の見極めが導入する際に重要です。
店舗の実態にそぐわないPOSレジを導入すると余計なコストがかかるだけでなく、店舗にとって肝心な機能が備わっていないこともあります。
ま多機能すぎるPOSレジでは、使いこなせない機能があるなど機能が手に余るといった問題も発生するかもしれません。
そのため、導入を行う前に、機能や価格などを実際の営業実態を加味しながら慎重に判断する必要があります。
店舗の大きさによっては、レジを操作する従業員が多いことも考えられます。
そのような場合は、操作が簡分かりやすいレジを導入するなどの配慮も必要です。
停電が弱点となる
手打ちのレジであれば、停電が起きたとしても会計業務などを行えます。
それに対して、POSレジは停電に弱いのが特徴です。
雷や災害により停電するとデータが消えることはないものの会計や発注作業を行うことはできません。
また、電気が復旧するまでレジを開けない状況になります。
停電に弱いのは、POSレジならではのデメリットです。
ウイルスやデータ盗難の可能性がある
POSシステムはパソコンを利用しているため、ウイルスやデータ持ち出しの可能性があることは意識しておかなければいけません。
また、POSレジの提供元次第では、セキュリティ対策を行っていない場合もあります。
導入時は、情報管理を徹底するためにも、サポートやセキュリティ面も確認しましょう。
仮に、サポートやセキュリティ対策が行われていない状態で、問題が発生し、対応が遅くなると店舗に対する顧客の信頼性が落ちるため売上にも直結します。
商品の情報登録ではミスに注意
POSレジを導入する際に、POSメーカーのスタッフ、店舗の従業員が商品の情報登録を行うことになります。
この登録作業の際にミスがあると誤った内容のままで、データが表示され続けることになるので注意が必要です。
POSレジを選択するポイント
POSレジを選択するポイントとしては、導入目標を明確にすることが大切です。
業務についてどのような課題を解決するのかを明らかにし、その課題の解決に繋がるレジを数多くのある中から選択する必要があります。
また、導入にかかる期間が機種ごとに異なるため、スケジュール管理も重要です。
スケジュール管理ができていない場合、導入日になってもPOSレジが導入されない事態が起きる可能性があります。
そのため、導入時のスケジュールに関しては、綿密に決めることが大切です。
自社の店舗数が少ないのであれば、不要な機能を持たないレジを選ぶとコストを下げられます。
それに対して、店舗数が拡大傾向にある場合は、拡張性や柔軟性のあるレジを選択しましょう。
また、運用や保守についても考慮しなければいけません。
POSレジ導入後、運用できる社員がいない場合は、運用や保守のサポートを行ってくれるメーカーのレジを導入することをおすすめします。
それだけでなく、現場の従業員が簡単に操作できるシステムがあるレジを選ぶことも大切です。
現場の従業員が使いにくい場合、会計業務の早さにも影響するため、顧客満足度にも影響を与えます。
メーカーによってはデモ利用もできるため、現場の従業員の声を聞きながら選定するのも良いでしょう。
まとめ
POSレジは、それぞれのPOSレジの特徴を踏まえたうえで、導入を検討するようにしましょう。
また、導入することで利益が出る場合もあれば、導入したことによりコストだけが増える場合もあります。
導入によるメリットは大きく、不正や打ち間違いの防止、各種データの記録など店舗経営において役立ちます。
しかし、停電に弱いなどのデメリットもあるため、店舗の営業状態を考えたうえで、導入を判断する必要があります。
POSレジを導入することによって得られる、メリット、デメリットを加味しながら導入を検討しましょう。
