POSレジは、会計時の商品登録だけでなく、販売データを活用した売上管理や在庫管理などの機能も持っています。会計をしっかり行うだけでなく、販売データの活用も売上アップに欠かせません。
POSレジを使いこなすには、操作方法を理解することが第一歩です。本記事では、POSレジの操作方法について、詳しく解説していきます。新たにお店を開く方などは操作方法をしっかりイメージしておきましょう。
目次
POSレジの操作方法を徹底解説
POSレジのPOSとは、point of salesの略称です。お客様とお金のやりとりを行うことと合わせて、販売情報が蓄積・管理されます。データを活用して、販売状況や在庫などを確認し、販売促進に活かすことができます。
データで売上や在庫を管理することで、在庫管理や発注管理の工数もおさえられます。商品の販売と管理を両方でき、売上アップに欠かせないシステムです。
ただ、POSレジの操作方法を知らなければ、せっかくのPOSシステムも活かせないでしょう。POSレジでの商品登録の仕方、売上管理、在庫管理などの操作方法を細かく解説していきます。
会計システム
POSレジの操作方法で欠かせないのが、会計時の操作です。お客様とのスムーズにお金のやりとりをすることで、気持ちよく買い物を楽しんでもらえます。会計には、キャッシュレス決済も増えているため、さまざまな会計に対応することも大切です。会計時の場面に合わせて、操作方法を確認していきます。
通常の会計
通常の会計は、まず商品のバーコードをスキャナに通し、商品を登録します。購入する商品をすべて登録した後に、「小計」や「Enter」などを押し、会計を確定させます。お金をもらい、レジ収納後に再度確定をすると、お釣りが出ます。
POSレジのメーカーごとに操作が若干異なりますが、スキャナで登録・金額決定という流れで会計が完了します。
キャッシュレス決済の会計
クレジットカードや電子マネーに対応している店舗では、現金会計と合わせて操作方法を覚える必要があります。POSレジ操作と並行して、キャッシュレス決済端末の操作を行います。
POSレジ操作は、「カード入金」などのボタンを押し、決済方法に合わせて金額を入力します。この時、クレジットカードを電子マネーで登録してしまうと、集計時に決済方法ごとの金額がずれてしまいます。決済方法に合った入力欄に間違いなく入力しましょう。
キャッシュレス端末では、金額を入力した上で、クレジットカードであれば端末に差し込み、電子マネーであれば端末にタッチします。クレジットカードでサインが必要な場合は、サインを書いてもらうオペレーションも追加されます。
POSレジとクレジットカード決済が連動している場合もあります。レジでの操作後、POSレジにスキャンし、キャッシュレス決済ができます。
同じ商品が複数ある場合
顧客によっては、同じ商品を複数購入する場合もあります。同じ商品を登録する場合は、スキャナで読み込む前に、操作画面で数量を入力します。一度スキャナで読み込むだけで数量分の登録ができます。ひとつひとつ読み込むことで、数量をミスする確率も減ります。
バーコードのない商品を売る場合
店舗によっては、バーコードがない商品もあるでしょう。バーコードがない商品はスキャナを通すことができないため、操作画面の商品ボタンを活用しましょう。あらかじめバーコードなし商品が登録されている場合は、商品ボタンを押すことで登録されます。
登録できていない場合は、商品カテゴリボタンを選択し、価格を手打ちするという方法をとります。バーコードなし商品を把握できている際は、従業員で共有し、オペレーションを確認しておくと安心です。
読み取りにくい商品があった場合
スキャナで読み取りにくい商品があった場合は、バーコード部分をしっかり伸ばす、輪ゴムなど遮るものをなくすといった対処をまずしましょう。それでも読み取りにくい場合は、商品ボタンを使って登録する、カテゴリボタンを使って手打ちするなどの操作に切り替えます。
割引やポイント利用がある場合
タイムセールなどの割引商品やポイント割引なども大切な操作です。割引は、値引きされたバーコードシールが貼られている場合、そのままスキャナに通すだけで登録が完了します。
〇％オフといったシールだけの場合は、レジでの割引操作が必要です。あらかじめ登録されている割引ボタンや手打ち割引率を入力する方法があります。POSレジで発行したレシートに印字されたクーポンコードであれば、スキャナで読み込むことで割引が反映されます。
ポイントカードのある店舗では、ポイント割引は頻繁にする操作です。ポイントカードを端末に入れたり、スキャナで読み込んだりした後、POSレジで適切なポイントを使用します。使ったポイントや割引後の値段をしっかり確認するようにしましょう。
商品を返品・交換する場合
商品に不備があったり、間違って購入してしまったりした場合は、返品や交換の処理をしなくてはいけません。取り消しする商品を数量-1で登録することで、マイナス売上を立てることができます。交換する商品がある場合は、続けて登録すると、差額分の会計になります。会計途中で取り消す場合は、登録の削除をすることで、登録する前の状態にできます。
予約・取り置き商品の販売
POSレジで発行した予約レシートや取り置きレシートには、商品情報と予約情報が登録されています。バーコードを読み込むことで、取り置き在庫から販売されたことになり、会計も通常通り行えます。引換券としての役割を持たせることも可能です。
売上管理システム
POSレジによって、販売情報を蓄積することで、売上の把握や分析にデータを活用することができます。リアルタイムで販売情報が集まるため、商品の補充やレジ人員の計画など、店舗運営の活性化・効率化を実現できるでしょう。売上管理システムの使い方について紹介していきます。
細かい売上データのリアルタイム集計
POSレジでは、販売情報がリアルタイムで蓄積されます。管理画面では、何がいくつ売れたかという売上データだけでなく、時間帯ごとの売上やジャンルごとの売上など、細かい売上データを確認することができます。
例えば、ジャンルごとの売上は、売れ行きに悪いジャンルの発見ができます。季節係数や人気商品にもよりますが、売上の落ちているジャンルに対策をすばやくうてます。ジャンルごとの売上が上がれば、自然と店舗全体の売上も上がっていきます。ジャンル以外にも、細かいデータに注目すると、課題や成果を見つけることができます。
時間帯ごとの売上は、作業計画や人員計画に役立てることが可能です。売上の高い時間帯、低い時間帯を把握できると、どの時間に作業時間をとれるか、人員がどれくらい必要かがわかります。売上データをもとに計画を立てることは、業務の効率化だけでなく、人件費の適正化にも効果的です。
1日・週単位・月単位での集計
管理画面では、リアルタイム集計だけでなく、1日・週・月単位でも売上データを把握できます。月次目標や年次目標に向けて、達成度を把握でき、後どれくらい売上が必要かがわかります。売れ筋商品の強化や商品展開の改善など、目標達成に向けて、戦略を練るきっかけになるでしょう。
管理用のPCだけでなく、会計で使用するPOSレジでも集計データを確認できます。従業員それぞれがデータを見る癖をつければ、売上の上がらない原因を予測して、効率よく働くことができます。
過去のデータとの比較
POSレジでは、過去の販売データも蓄積されるため、現在の売上との比較が可能になります。管理画面で日付や期間を指定することで、過去の売上データを確認できます。1年前のデータと現在の1日売上や週売上、月売上を比較すると、課題や成果が見えてきます。
月売上を昨年データと比較したとします。同じ月であるため、季節係数に大きな違いはないでしょう。スーパーなど扱う商品が大きく変わらない場合は、売れる商品も似ているはずです。昨年に比べて、今年の売上が悪いならば、問題点が見えてくるでしょう。
あるジャンルの売上が伸びていない、土日の売上が悪いなどがわかります。データで把握するだけでなく、売り場も確認しましょう。昨年よりも売り場が乱れている、土日に向けたオペレーションができていないなどが明確になります。
データと売り場を結びつけることで、より具体的な売上アップやオペレーションの改善を図ることができます。
売上日報などの作成
POSレジの売上管理システムでは、売上日報などの帳票作成機能がついている場合もあります。日付などを指定するだけで作成できるため、終業後の精算作業や帳票作業を簡略化できます。従業員の手入力よりも精度が高く、帳票ミスを減らす効果もあります。
在庫管理システム
商品の売上情報がリアルタイムで更新されるため、商品の在庫管理システムの役割も果たします。商品単品や店舗全体の在庫を把握することで、商品の補充や在庫の適正化を進められます。在庫管理システムの使い方を見ていきましょう。
発注・仕入れ
売上をしっかり確保するには、売れる商品を展開することが大切です。売行や在庫に合わせて、適切に発注し、仕入れを行う必要があります。
POSレジによって、売上データからどれだけ商品が売れ、どれだけ残っているかを把握できます。商品の売上に合わせて、発注・仕入れを行うことで、品切れによる機会損失を減らします。
過去データの比較を組み合わせると、さらに発注・仕入れが正確になります。ある商品の売れ方を週単位や月単位で分析することで、最低限持っておくべき在庫がわかります。昨年度より売上が悪ければ、昨年の在庫を参考に発注・仕入れすることも売上対策のひとつです。
店舗間移動
店舗が複数ある場合、各店舗のPOSレジを一元管理するこもできます。在庫管理システムにおいては、他店舗の在庫を把握することができるようになります。
自店で売れ筋商品を品切れが起きてしまった時に、他店舗に余剰在庫があれば、店舗間移動ができます。店舗間移動は、POSレジ上で出庫依頼、出庫指示といった操作をすることで、他店に依頼します。他店の余剰在庫を有効在庫に変え、自店の機会損失を防ぐことができます。
ハンディターミナルやiPad・iPhoneと連携した棚卸
店舗の在庫を確認する作業に、棚卸という作業があります。膨大な在庫をひとつひとつ調査していくため、半期・1年の一大イベントになっている企業もあるでしょう。表に書き込んだり、メモをつけたりして、棚卸をすると、時間と手間がかかってしまいます。
POSレジでは、ハンディターミナルやタブレットと連携して、棚卸を効率化することができます。バーコードを読み込み、管理PCなどでPOSシステムに棚卸データを送信すると、データによって在庫確認可能です。
顧客管理システム
売上をつくるためには、顧客ひとりひとりに合ったサービスを提供することも大切です。POSレジには、顧客管理システムを使えるものもあり、顧客情報をもとに、適切なサービスを提供できるようになります。リピート客の確保のためにも、顧客管理システムとは何かをおさえておきましょう。
会計ごとに顧客情報を記録する
顧客管理システムが導入されたPOSレジでは、会計ごとに顧客情報が記録されます。記録しておきたい顧客情報がある場合は、POSレジの画面や管理画面から追加で入力できます。
顧客ごとに、購入した商品の履歴や注文したメニューなどがわかるため、商品・メニューの提案に活かせます。顧客それぞれに合ったサービスを提供することで、リピート顧客の獲得にもつながります。飲食店やアパレルブランド、サロンなどに活用したい機能です。
顧客情報をメモできる
顧客情報は、顧客の基本情報や購入・利用歴だけでなく、会話内容なども重要な情報です。顧客情報をメモで残すこともでき、より詳細な顧客管理が可能になります。顧客のパーソナルな部分もわかり、より求めるサービスに近づけるでしょう。
割引キャンペーンなどを提供できる
顧客情報をもとに、販売促進を仕掛けることも可能です。来店数や利用額に応じて、顧客のランク付けをし、お得な割引やポイント付与などをすることができます。POSレジでは、ポイント付与率の設定ができるタイプもあり、ランクに応じたポイント付与で、顧客の固定客化を図れます。
また頻繁に来店している、多くの買い物をしているというデータだけでなく。来店の頻度が落ちているといった状況もわかります。顧客情報を活用して、お得なキャンペーン情報などのダイレクトメールを行い、来店を促すことができます。
本部システム
複数店舗を運営している企業では、POSレジを本部システムで一元管理することができます。POSシステムから他店、全店データにアクセスすることで、自店との比較に役立ちます。本部システムの活用方法を紹介していきます。
他店の売上データを確認できる
管理画面から本部システムにアクセスすることで、他店の売上データを参照することができます。特に見たい店舗があれば、店舗を選択して1店に絞って見ることも可能です。他店との比較は、自店売上と離れていないか、売り逃しがないかなどを見れます。
売上額だけでなく、商品ジャンルごとの比較も効果的です。ジャンルの売上を比べると、自店の強み・弱みがわかります。ジャンルの強化に取り組むことができ、売上アップにつながります。
また売り逃しの発見も大切です。他店の販売情報を細かく見ることで、他店で売れていて、自店で売れていない商品が見えてきます。新規発注や在庫の検討に役立ち、自店の機会損失を減らすことができます。
他店の商品管理データを確認できる
本部システムでPOSレジを一元管理していると、商品ひとつひとつのデータから他店情報がわかります。自店だけでなく、他店でもリアルタイムで販売情報が蓄積されています。同じ商品が他店でどれだけ売れているかが、商品情報画面で一目でわかります。
書店を例に挙げて考えてみましょう。テレビと取り上げられた書籍があって、担当者が気づいていないとします。そこで他店のデータをスタッフが見て、その書籍の売上がわかると、目立つ場所に置くといった対策をすばやくとれます。
長期間での分析も大切ですが、リアルタイムでの商品管理はPOSレジの強みのひとつです。本部システムを活用することで、さらにリアルタイム分析が効果を発揮します。
全店の売上推移と比較できる
本部システムでは、商品それぞれだけでなく、週や月、年間のデータも一元管理されています。管理画面にアクセスすることで、売上推移がわかるため、自店の売上推移と比較することができます。
売上推移データは、売上分析に役立ちます。例えば、あるカテゴリの売上が低いという問題があったとします。他店や全店の推移が好調であるにも関わらず、自店の推移が低調であれば、改善点があると考えられます。
反対に、他店や全店の推移が低調で、自店は好調であれば、自店の強みが明確になります。本部システムで、他店や全店のデータを上手く活用することで、自店の活性化を実現できるでしょう。
まとめ
POSレジには、会計システムだけでなく、売上管理システムや在庫管理システム、顧客管理システム、本部システムなどさまざまな機能があります。会計システムは最も基本的な機能で、顧客に合わせた対応・操作方法を覚えなくてはいけません。
売上管理システムなどは、POSレジによって収集された売上データや顧客データを売上アップ、業務の効率アップに活かすために欠かせないシステムです。POSレジにあるシステムの操作方法をしっかり把握し、最大限に機能を活用してみましょう。